Folge dieser Schritt-für-Schritt Anleitung um Deinen Force8 Coach Account richtig aufzusetzen, um rasch und produktiv damit arbeiten zu können.
Schau Dir für die ersten vier Schritte auch das Tutorial Video Admin – Benutzer richtig aufsetzen an.
Für Schritt 6 steht Dir das Tutorial Video Admin – Eigene Rollen erstellen zur Verfügung.
Schritt 1: Benutzer erfassen
Gehe unter EINSTELLUNGEN – ADMINISTRATION auf den Reiter «Benutzer» und wähle «Aktive Benutzer» aus. Klicke auf das Feld «+ Neuer Benutzer». Wähle im erscheinenden Fenster aus, ob Du einen Coach oder einen Athleten hinzufügen möchtest und klicke auf «Neue Hinzufügen». Gib den Vor- und Nachnamen sowie eine E-Mail-Adresse ein und wähle eine der vordefinierten Standard-Rollen aus.
Du kannst aus den folgenden Standard-Rollen auswählen:
- Head Coach *: Hat alle Berechtigungen ausser auf die Clubverwaltung.
- Assistant Coach *: Hat alle Berechtigungen kann aber nichts von anderen Benutzern bearbeiten oder löschen.
- Supporting Coach *: Kann sich nur sportspezifische Inhalte anzeigen lassen.
- Athlete *: Hat alle Athleten-Berechtigungen.
Du kannst später auch eigene Rollen, mit selbst gewählten Berechtigungen erstellen, so hast Du den genauen Überblick, welche Benutzer welche Berechtigungen haben. (siehe hierzu Schritt 6).
Möchtest Du weitere Benutzer erfassen klicke auf «Neue Hinzufügen» und gib die Daten für diesen Benutzer ein. Klicke anschliessend auf «Hinzufügen».
Wenn Du die Checkbox «Aktivierungs-E-Mail(s) verschicken» markiert hast, wird das Aktivierungs-E-Mail an die entsprechenden User geschickt. Du kannst Benutzer auch noch später aktivieren (siehe Schritt 4).
Wichtig: Jeder Benutzer muss eine eigene E-Mail-Adresse haben, da er über diese identifiziert wird.
Athleten ohne E-Mail-Adresse erfassen
Beim Erfassen eines Athleten hast Du die Möglichkeit, die Option «Athlet ohne E-Mail» auszuwählen. Dadurch wird für diesen Athleten automatisch eine zufällig generierte E-Mail-Adresse erstellt. Diese Option eignet sich, wenn Dir beim Erfassen des Athleten die E-Mail-Adresse noch nicht vorliegt. Du kannst sie zu einem späteren Zeitpunkt mit einer gültigen Adresse ersetzen.
Alternativ kannst Du diese Option nutzen, wenn Dein Club das „Family Connect Modul“ einsetzt. Dieses Modul ermöglicht es Dir, Athleten Deines Clubs einem Familienmitglied zuzuweisen. Das Familienmitglied erhält Zugriff auf die zugewiesenen Athleten, sieht deren Terminkalender in einer übersichtlichen Gesamtansicht und kann An- sowie Abmeldungen zu Trainings übernehmen.
Das Modul ist ideal für Familien mit jüngeren Kindern, die noch keinen eigenen Account benötigen. In diesem Fall können Athleten auch ohne eigene E-Mail-Adresse einem Familienmitglied zugewiesen werden.
Schritt 2 (Optional): Benutzer einer Sportart zuweisen
Dieser Schritt muss nur ausgeführt werden, wenn Dein Club mit mehreren Sportarten arbeitet.
Markiere unter EINSTELLUNGEN – COACHES die Checkboxen neben dem Namen des Coaches und klicke anschliessend oben auf das Feld «Zuweisungen bearbeiten» und danach auf «Sportarten zuweisen» . Wähle im erscheinenden Fenster die gewünschte(n) Sportart(en) und klicke auf «Speichern».
Führe diesen Schritt unter EINSTELLUNGEN – ATHLETEN auch für Deine Athleten aus.
Schritt 3: Athleten einem Coach zuweisen
Klicke unter EINSTELLUNGEN – COACHES beim Namen des Coaches, welchem Du Athleten zuweisen möchtest, auf die Zahl in der Spalte «Athleten». Klicke oben auf das Feld «+ Zuweisen» und markiere im erscheinenden Fenster alle Athleten, die du diesem Coach zuweisen möchtest. Klicke anschliessend auf «Zuweisen».
Schritt 4: Benutzer aktivieren
Wenn Du einem Benutzer nicht bereits bei der Erfassung (siehe Schritt 1) das Aktivierungs-Email versendet hast kannst Du dies nun nachträglich noch machen.
Gehe auf den Reiter «Benutzer» und wähle im Dropdown Menü «Aktive Benutzer». Markiere die Checkboxen links von den gewünschten Benutzern und klicke unterhalb der Namen auf das «Briefumschlag-Symbol». Klicke im erscheinenden Fenster auf «Senden». Die Benutzer erhalten ein Aktivierungs-Email mit einem Link, wo sie ihren Zugang aktivieren können. Sobald sie das getan haben, wechselt die Farbe des Briefumschlag-Symbols in der Spalte «E-Mail verifiziert» von Grau auf Grün.
Schritt 5 (Optional): FTEM-Level den Athleten zuweisen
Wenn Dein Club mit dem Rahmenkonzept für die Athletenentwicklung (FTEM-Level) arbeitet, kannst Du im linken Menü unter ATHLETEN Deinen Athleten das entsprechende Level zuweisen. Dort findest Du eine Übersicht aller Dir zugewiesenen Athleten. Wähle die Checkboxen der gewünschten Athleten aus, klicke oben auf «Saison/FTEM registrieren» und wähle anschliessend das passende Level aus.
Schritt 6: Eigene Rollen erstellen
Wenn Dir die vorgegebenen Standard-Rollen nicht ausreichen, kannst Du auch eigene Rollen erstellen und deren Berechtigungen individuell festlegen.
Rolle erstellen
Gehe auf den Reiter «Zugang» und im Dropdown Menü auf «Rollen» und klicke auf «+ Neu». Gib im erscheinenden Fenster der Rolle einen Namen und eine Beschreibung ein und wähle den entsprechenden Benutzertypen aus. Klicke auf «Speichern».
Berechtigungen zuweisen
Gehe auf den Reiter «Zugang» und im Dropdown Menü auf «Berechtigungen». Wähle eine Rolle und das Modul aus. Alle Berechtigungen dieses Moduls werden aufgelistet. Aktiviere rechts die Slider der Berechtigungen, die Du der Rollen zuweisen möchtest.
Tipp: Die Berechtigungen der Standard-Rollen können nicht verändert werden. Wenn Du jedoch Anpassungen vornehmen möchtest, kannst Du eine Standard-Rolle kopieren. Die kopierte Rolle enthält genau dieselben Berechtigungen wie die ursprüngliche Standard-Rolle. Bei der kopierten Rolle kannst Du die Berechtigungen anschliessend nach deinen Wünschen anpassen.
Benutzern Rolle zuweisen
Gehe auf den Reiter «Benutzer» und wähle im Dropdown Menü «Aktive Benutzer». Klicke in der Spalte «Rolle» auf die zugewiesene Rolle und ersetzte sie durch eine neue.
Sehr Wichtig: Achte darauf, dass Du Dir als «Club Admin» keine neue Rolle zuweist, welche keine Admin Rechte hat