Wir bieten Dir die Möglichkeit die Anwesenheitsliste aus Force8 Coach in die Nationale Datenbank Sport (NDS) von Jugend + Sport zu importieren. So reicht es aus, wenn Du die Anwesenheitsliste sauber in Force8 Coach führst. Das zusätzliche Führen der Liste in der NDS entfällt.
Um den AWK Export benutzen zu können, benötigt Dein Club das Modul «Detail-Konfigurator».
Folge dieser Schritt für Schritt Anleitung um Deine Anwesenheitsliste aus Force8 Coach in die NDS zu importieren.
Schritt 1: Detail-Konfigurator einrichten (nur Club Admin)
Um die J+S-Nummer der Coaches abzufragen, muss der Club-Admin unter CLUB – ADMINISTRATION – DETAIL-KONFIGURATOR ein Feld für die J+S-Nummer erstellen. Wie neue Felder im Detail-Konfigurator erstellt werden können, erklären wir im Artikel Detail-Konfigurator.
Sehr Wichtig: Das Feld muss zwingend den Namen «J+S Personen Nummer» haben und dem Benutzertyp «Coach» zugewiesen werden.
Alle Coaches können dann selber in ihrem «Coach Profil» unter «Detailinformationen» ihre «J+S Personen Nummer» hinterlegen. Diese Information ist eine zwingende Angabe für den AWK Export.
Schritt 2: Aktivitäten und Teilnehmer
Klicke im Menu auf ANALYSEN – ERWEITERT und danach auf J+S EXPORT. Wähle links die gewünschte Saison, Deine Nutzergruppe sowie die gewünschte Trainingsgruppe aus. Da die Exportdatei eine Ortsangabe benötigt, kannst Du hier einen Standort eintragen, sofern dieser nicht bereits in den Aktivitäten hinterlegt ist. Abschliessend kannst Du bei Bedarf noch einzelne Athleten aus der Auswahl entfernen.
Wechsle zum Tab «Aktivitäten». Auf der linken Seite siehst Du alle Aktivitäten, auf der rechten Seite alle Teilnehmenden der ausgewählten Trainingsgruppe. Auf einen Blick erkennst Du, bei welchen Teilnehmenden Pflichtfelder noch nicht ausgefüllt sind. Sind Pflichtfelder leer, funktioniert der AWK-Export später nicht.
Beide Listen kannst du als CSV exportieren, um Aktivitäten und Teilnehmende in die NDS zu importieren.
Die Athleten können in ihrem Athleten Profil unter «Persönliche Angaben» im Feld «J+S Personen Nummer» ihre J+S Nummer/Personennummer hinterlegen.
Du kannst diese Angaben auch selber im jeweiligen Athleten Profil ausfüllen.
Schritt 3: AWK exportieren
Wechsle oben zum Tab «J+S AWK». Hier werden Dir alle Anwesenden (Teilnehmer/in und Leiter/in) für alle Aktivitäten angezeigt.
Als anwesend werden alle Teilnehmer und Leiter markiert, welche in der jeweiligen Aktivität den Eventstatus auf «verfügbar» haben. Bei einer Session mit mehreren Aktivitäten, wird der Status der ersten Aktivität genommen.
Klicke unterhalb der Liste auf das «CSV-Download-Symbol». Ein CSV-File mit dem Namen „awk_Name der Trainingsgruppe“ wird auf Deinem Computer abgespeichert.
Sehr wichtig: Das Datum, die Dauer sowie die Startzeit der Aktivität in Force8 Coach muss mit den vorher erfassten Aktivitäts-Details in der J+S NDS übereinstimmen! Ansonsten funktioniert der Import nicht!
Du kannst auch nachträglich einzelne Einträge in der Tabelle bearbeiten. Klicke dazu unterhalb der Liste auf «Bearbeitbare Tabelle AWK». Es erscheint dieselbe Liste erneut, in der du jedes Feld nach Bedarf ändern kannst. Die bearbeitete Liste kannst du anschliessend ebenfalls herunterladen.
Schritt 4: AWK in die NDS importieren
In der NDS gehst Du zum gewünschten Kurs und wählst oben den Reiter «Anwesenheitskontrolle». Unter «Aktionen» klickst Du auf «Anwesenheitskontrolle importieren». Im erscheinenden Fenster kannst Du dann die zuvor aus Force8 Coach exportierte Datei hochladen und auf «Importieren» klicken.
Sehr wichtig: Da die NDS bei einem Import immer alle bestehenden Anwesenheiten eines Kurses überschreibt, ist es wichtig, dass Du jeweils die Anwesenheiten aller Trainings eines Kurses ZUSAMMEN importierst!
Der Import ist damit abgeschlossen, und die Anwesenheitskontrolle in der NDS ist nun mit den Daten aus Force8 Coach synchronisiert.