Nous te proposons d’importer la liste de présence de Force8 Coach dans la banque de données nationale pour le sport (BDNS) de Jeunesse + Sport. Ainsi, il te suffit de tenir proprement la liste des présences dans Force8 Coach. La tenue supplémentaire de la liste dans la BDNS n’est plus nécessaire.
Pour pouvoir utiliser l’exportation du contrôle de présence, ton club a besoin le «configurateur de détails».
Important: Dans la BDNS, tu (ou ton coach J+S) inscris ton offre comme d’habitude avec les cours et activités correspondants. Assure-toi que tous les moniteurs et participants sont bien attribués aux cours correspondants.
Suivez ce guide étape par étape pour importer votre liste de présence de Force8 Coach vers la BDNS.
Étape 1: Configurer le configurateur de détails (club admin uniquement)
Pour demander le numéro J+S des coachs, l’administrateur du club doit créer un champ pour le numéro J+S sous CLUB – ADMINISTRATION – CONFIGURATEUR DE DÉTAILS. Nous expliquons comment créer de nouveaux champs dans le configurateur de dètails dans l’article Configurateur de détails.
Très important: Le champ doit impérativement porter le nom «J+S Personen Nummer» et être attribué au type d’utilisateur «Coach».
Tous les coaches peuvent ensuite enregistrer eux-mêmes leur «numéro personnel J+S» dans leur «profil de coach» sous «Informations détaillées». Cette information est obligatoire pour l’exportation du contrôle de présence.
Étape 2 : Sélectionner un groupe de formation
Clique sur ANALYSES dans le menu et ensuite sur J+S AWK EXPORT. Choisis sous SÉLECTION la saison, le groupe d’entraînement et le groupe d’utilisateurs souhaités.
Toutes les activités s’affichent sur la gauche et tous les participants de ce groupe d’entraînement sur la droite. Tu vois d’un coup d’œil pour quels participants le champ obligatoire «Personennummer» est encore vide. Si ce champ est vide, l’exportation CdP ne fonctionnera pas plus tard.
Les athlètes peuvent indiquer leur numéro J+S/numéro personnel dans leur profil d’athlète sous «Données personnelles» dans le champ «Code».
Tu peux également remplir toi-même ces informations dans le profil de l’athlète concerné.
Très important: Les changements dans les activités, les présences ou les données personnelles des athlètes/entraîneurs ne sont pas immédiatement affichés dans le tableau de bord, mais mis à jour et chargés dans le tableau de bord chaque nuit.
Étape 3: Exporter CdP
Passe en haut à l’onglet «J+S CdP». Ici, tu peux voir toutes les personnes présentes (participants et moniteurs) pour toutes les activités.
Sont marqués comme présents tous les participants et moniteurs dont le statut d’événement est «disponible» dans l’activité concernée. Dans le cas d’une session avec plusieurs activités, le statut de la première activité est pris en compte.
Clique sur l’icône «télécharger CSV» en dessous de la liste. Un fichier CSV avec le nom «awk_nom du groupe d’entraînement» sera enregistré sur ton ordinateur.
Très important: La date, la durée ainsi que l’heure de début de l’activité dans Force8 Coach doivent correspondre aux détails de l’activité saisis au préalable dans la BDNS J+S! Dans le cas contraire, l’importation ne fonctionnera pas !
Tu peux aussi modifier ultérieurement des entrées individuelles dans le tableau. Pour ce faire, clique sur «Tableau modifiable CdP» en dessous de la liste. La même liste apparaît à nouveau, dans laquelle tu peux modifier chaque champ selon tes besoins. Tu peux ensuite télécharger la liste modifiée.
Étape 4: Importer CdP dans BDNS
Dans la BDNS, tu vas au cours souhaité et tu sélectionnes en haut l’onglet «Contrôle des présences». Sous «Actions», tu cliques sur «Importer les présences». Dans la fenêtre qui apparaît, tu peux alors télécharger le fichier que tu as exporté précédemment depuis Force8 Coach et cliquer sur «Importer».
L’importation est alors terminée et le contrôle des présences dans la BDNS est maintenant synchronisé avec les données de Force8 Coach.